Em época de festas, muitas organizações tendem a se ausentar das atividades ou conceder um tempo de descanso para os seus colaboradores. A partir dessa dinâmica, algumas demandas acabam aumentando e podem sobrecarregar os demais da equipe. Essa situação é comum, porém, para todos envolvidos é necessário uma organização, por um lado para não ocupar o colega e adiantar as suas tarefas e pelo outro, a quem fica, conseguir conciliar seus afazeres com as responsabilidades extras. Então veja, nesta matéria, como não acumular as atribuições nesse instante.
A procrastinação é o maior fator responsável pelo acúmulo de tarefas
Dentro de nossos comportamentos, alguns deles são as maiores influências para estagnar as atribuições e, no fim, dobrar as entregas em um curto prazo de tempo. Uma delas é a atitude denominada procrastinação, ou seja, deixar os compromissos para fazer depois. Para obter um resultado de quantas pessoas praticam isso, o próprio Núcleo Brasileiro de Estágios (Nube) realizou um levantamento com a seguinte questão: “Você tem o hábito de procrastinar?”.
A avaliação contou 20.782 respondentes e os resultados se dividiram, onde 49,41% não possuem, pois sempre se planejam e entregam tudo antecipadamente, 41,50% têm um pouco, mas no fim, cumpre com todas as obrigações. Em contrapartida, outros entrevistados apresentam um grande problema com isso, 6,01% contêm esse costume e justifica se distrair com facilidade e muitas vezes não consegue alcançar os objetivos, por fim, apenas 3,07% afirmam ter e deixa todas as tarefas para entregar no último instante.
Além do baixo desempenho, essa conduta pode causar outras consequências para o seu autor. A duplicidade das coisas ocasiona em certo nível de cobrança, tanto por você mesmo quanto pelas pessoas a sua volta, principalmente, no ambiente corporativo. Silvana Fernandes, head de RH na Pontomais, reforça as complicações geradas pela excessividade no trabalho. “O acúmulo de atividades, a pressão intensa por resultados e a vontade de cobrir a ausência de um colega podem levar o colaborador a ter crises de ansiedade, entre outras comorbidades. Não à toa, o exagero é uma das principais causas da Síndrome de Burnout, doença ocupacional gerada pelo esgotamento físico e mental intenso no meio empresarial”, explica.
De acordo com pesquisa da Associação Nacional de Medicina do Trabalho (Anamt), o Burnout, hoje, acomete 30% de 100 milhões de profissionais. Essa métrica coloca o Brasil como o segundo país com mais casos no mundo, atrás apenas do Japão. A quantidade é alta e deve ser uma preocupação constante da gestão com os seus funcionários durante todo o ano.
Afinal, como não acumular as tarefas mesmo com mais demanda?
De acordo com pesquisa realizada pelo Núcleo de Estudos em Organizações e Pessoas (Neop), da Escola de Administração de Empresas de São Paulo (FGV EAESP), 43% dos colaboradores participantes alegaram estar em uma situação de descomedimento no seu ofício. A partir desse resultado, a especialista Silvana e a estudante de publicidade e propaganda, Lívia Medeiros, compartilham dicas de como evitar esse estado:
Acompanhe a jornada de trabalho dos colaboradores: uma boa gestão deve fazer parte de todos os aspectos da corporação, principalmente, a respeito da jornada de trabalho da sua equipe. Quando falamos em evitar a sobrecarga, garantir o cumprimento das horas de contribuição é essencial. Para isso, vale a pena investir em um sistema de registro de ponto com o objetivo de impedir os times de extrapolarem o horário. Mesmo para companhias adeptas a modelos de prestação flexíveis, o relógio pode contribuir para entender as necessidades, limites e excessos, assim, formar o equilíbrio profissional.
Isso dentro do estágio, por exemplo, é essencial, afinal os discentes não podem, em qualquer circunstância, segundo as determinações da lei n° 11.788/2008 realizar hora extra. Por isso, eles não podem ultrapassar o limite máximo de seis horas diárias e 30h semanais em sua ocupação.
Defina tarefas e seus respectivos responsáveis: essa solução permite um controle mais assertivo das funções e seus respectivos responsáveis. Dessa forma, os gestores possuem uma visualização mais clara da contribuição de cada um e conseguem anteceder qualquer possível desvio.
Com as turmas bem desenhadas e alinhadas, a necessidade de exercer funções além do cargo diminui e, mesmo com o quadro reduzido, elas conseguem equilibrar as novas demandas até a volta da participação completa de todos. Além disso, essa definição contribui para entregas mais assertivas, pois cada colaborador sabe qual é o seu foco e responsabilidade.
A partir disso é possível iniciar um processo de planejamento. “Eu sou uma pessoa muito organizada, uso planner e aplicativos, assim eu listo todos os meu objetivos diários e consigo visualizá-los melhor. Tudo isso seguindo uma ordem de prioridades, porque caso não der tempo de fazer, consigo odiá-lo sem mais prejuízos", complementa a universitária.
Automatize tarefas: usar a tecnologia para automatizar tarefas e otimizar tempo é fundamental para evitar esse impasse. Esse recurso reduz o intervalo gasto com funções operacionais, dessa maneira, a sua equipe consegue focar em ações mais estratégicas, além, é claro, de se sentirem menos atarefados.
Nesse segmento, as duas parceiras do grupo Nube, a Assine Bem e a Total IP, especializadas em tecnologia atrelada aos negócios, possuem propriedade para auxiliar. Elas oferecem soluções pensadas para acrescentar nos mecanismos de qualquer organização. A partir disso, nós conseguimos contatar, diariamente, milhares de candidatos a vagas, empresas interessadas em contratar e por fim, fechar esses acordos com poucos cliques.
Invista em comunicação aberta com as equipes: para garantir a sincronia entre a rotina de trabalho e as requisições para cada componente, é imprescindível manter uma comunicação aberta e constante com eles. Assim, os líderes poderão ouvir dos próprios funcionários quais são as funções acumuladas e realocá-las para novos cargos, ou, para os responsáveis de fato.
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