No mundo corporativo, a falta de tempo é uma queixa presente na maioria das organizações. Afinal, é preciso atender a rotina diária, lidar com os imprevistos e outras inúmeras demandas. Nesse cenário, algumas empresas gastam uma dose considerável de energia extra com encontros desnecessários e diálogo ineficiente. Isso pode gerar um desgaste e afetar a produtividade dos funcionários e estagiários do local.

Reuniões improdutivas

Reuniões ajudam as corporações a evoluir e, assim, conquistar seus objetivos. No entanto, por outro lado, podem atrapalhar, pois consomem bastante tempo da equipe. “Durante a minha carreira como executivo, escutei alguns comentários, como ‘isso poderia ser resolvido por e-mail’ e reclamações por conferências sem necessidade”, comenta o especialista em capacitação da liderança, Cesar Giaconi.

Segundo pesquisa realizada pela Harvard Business Review e publicada no artigo “Stop the Meeting Madness”, esse não é um assunto discutido apenas no Brasil. De acordo com o estudo, os executivos gastam aproximadamente 23 horas semanais com esses compromissos. Dos 182 gerentes seniores entrevistados, 65% consideram esse hábito um dificultador para a conclusão dos seus trabalhos e 71% o classificam como improdutivas e ineficientes.

Para Giaconi, esse problema pode ser resolvido. “O assunto requer uma reunião? Há dois aspectos a serem pensados para tomar essa decisão: agregará valor? Qual o custo disso? Não sou contra a realização, mas é preciso classificar quanto a formato, periodicidade e tipo”, ressalta.
Nesse sentido, o especialista explica como fazer essa separação:

Formato
Presencial ou videoconferência.

Periodicidade
Eventual ou extraordinária. Sempre de acordo com a necessidade de debater um tema específico.

Tipos de Reunião
Corporativa, novas diretrizes, informativa, acompanhamento de resultados, solução de problemas, brainstorming, feedback, entre outros.

Com relação à execução, é necessário contar com um moderador. Ele deverá zelar pela pontualidade de início e término, pelo cumprimento da pauta e por manter o foco. Caso a conversa seja longa, é interessante haver um intervalo para quem quiser beber água, ir ao banheiro, se alongar e etc.

É importante dar oportunidade para os integrantes falarem, expressarem suas opiniões, ideias e dúvidas. Afinal, todos estão envolvidos no sistema e também devem ser ouvidos com atenção. No fim, pode ser feito um breve resumo para pontuar as partes principais do debate.

A importância da comunicação assertiva

Na hora de se comunicar com o grupo, isso deve ser feito de maneira direta e respeitosa. Dessa forma, economiza-se tempo e passa a mensagem desejada. Assim, evita-se um conflito negativo, pois de acordo com a psicóloga Shana Wajntraub, existe o lado positivo também. “São cinco jeitos: ceder, colaborar, competir, evitar e conciliar”.

Quando existe uma situação de ‘lavar roupa suja’, por exemplo, seja na vida pessoal ou na vida profissional, a discussão existirá e, se não for algo muito ponderado, virá algo agressivo. “Nessa hora, por conta da raiva, a pessoa é capaz de gritar com um colega. É preciso usar a inteligência emocional e o diálogo” explica Shana.

Os feedbacks são benéficos e devem ser utilizados, mas no momento correto. No caso positivo, pode ser feito na frente de todo o time para o reconhecimento e até motivar os outros a buscarem o mesmo. Quando negativo, é aconselhável ter essa conversa individualmente para evitar constrangimentos.

Ser ponderado e ter postura fazem parte desse bate papo. “Sarcasmo e deboche não são bem-vindos. Essa é a pior maneira de tentar se comunicar e não tem vantagem alguma. O ideal não é se calar, mas se não conseguir encarar um conflito assertivamente, usar a maneira passiva para ganhar tempo e esperar para quando estiver preparado” conclui a psicóloga.

Portanto, essas táticas podem te ajudar a gerenciar seu staff no cotidiano e obter resultados melhores. Afinal, um grupo unido é mais forte. Se deseja contar com estagiários e aprendizes ao seu lado, entre em contato com o Nube!

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