Realizar tarefas importantes em grupo é um método presente em inúmeros instantes da vida, principalmente na vertente acadêmica e no mercado de trabalho, por meio da aprendizagem, estágio ou um cargo efetivo. Isso porque, com essa ação, é possível desenvolver inúmeras habilidades, assim como, atingir o objetivo de maneira mais rápida. No entanto, antes de tudo, é preciso saber como distribuir as funções para todos contribuírem de forma harmônica. Então veja, nesta matéria, como organizar o um time pode fazer toda a diferença.
A capacidade de trabalhar em equipe é valorizada no mercado de trabalho
De acordo com um levantamento do PageGroup, as habilidades comportamentais mais valorizadas pelos líderes de grandes empresas da América Latina são trabalho em equipe (47,5%), inteligência emocional (33,8%) e comunicação assertiva (28,8%). Afinal, segundo uma análise da Universidade de Stanford, essa dinâmica de colaboração pode aumentar a produtividade em até 200%. Ainda, um estudo da Harvard Business Review revelou como os funcionários passam em média 50% do seu tempo trabalhando com colegas. Isso destaca a importância da colaboração em equipe.
Apesar de essencial, executar as tarefas em grupo também possui certas dificuldades
Tudo tem um lado bom e o ruim, porém é preciso encontrar equilíbrio, assim, compreender as dificuldades é o primeiro passo para superá-las. Dessa forma, o próprio Núcleo Brasileiro de Estágios - Nube, fez uma pesquisa para descobrir quais são as adversidades presentes no momento de trabalhar em grupo. Com uma amostra de aproximadamente 13 mil respondentes o resultado se dividiu. Conforme os dados obtidos, 47,64% colocou conciliar diversos pontos de vista, 36,01% lidar com múltiplas personalidades, 8,58% apontou manifestar as suas opiniões. Já para 3,97% é o contrário, o difícil é entender o ponto de vista dos outros, por fim, 3,08% acreditam ser os demais compreenderem as suas ideias.
A organização desse time é a garantia de sucesso na missão
Não basta apenas definir os participantes de um projeto, é indispensável o uso de uma estratégia. Assim, surge o papel do líder em observar e combinar os melhores talentos, com o intuito de serem complementares e não sobrecarregar nenhum participante. Além disso, orientar durante o processo de execução, promover feedbacks, entre outras atitudes. Então, para guiar os comandantes nessa missão, seja na faculdade ou no ofício, Karolyna Borges, sócia, chefe de conhecimento e líder do Jornadas, da Creative Pack, deixa cinco dicas fundamentais de planejamento. Confira:
1 - Qual a primeira coisa a se fazer na hora de definir uma tarefa para o time?
Equipes se engajam mais quando conseguem ver o contexto todo. Por isso, mostrar essa visão completa é importante antes de passar apenas uma tarefa para o time. Logo, demonstre o porquê ela é relevante e como está conectada com o objetivo da área ou do negócio.
2 - Como garantir a compreensão do time sobre a missão e se ele tem as skills necessárias para executá-la?
A liderança tem uma responsabilidade essencial nesse ponto, por isso, acompanhar a execução, estar próxima para tirar dúvidas e entender o perfil de cada colaborador ajuda a distribuir as tarefas para alcançar uma boa performance. Esse conhecimento sobre o quadro só é possível quando os líderes dedicam parte da sua rotina em conversas, pois são nessas trocas onde se cria conexão e confiança, compreendem o objetivo de vida e profissional, quais habilidades é preciso desenvolver ainda e como está o equilíbrio entre o âmbito particular e laboral.
3 - Como você irá garantir a conclusão das tarefas dentro do prazo e do orçamento?
É preciso reduzir cada vez mais do cotidiano o senso de urgência das atribuições. Isso só é possível quando se tem uma visão clara de prioridade, fazendo a organização, entregas e acompanhamento semanal dos resultados obtidos. Assim, a equipe pode fazer ajustes de ritmo e também de orçamento.
4 - Como lidar com problemas ou obstáculos que possam surgir durante o projeto ou atividade?
Quando a liderança delega uma tarefa, é mais fácil identificar os obstáculos enfrentados e fazer adaptações rápidas. Esse cenário é mais comum em times dos quais adotam a metodologia ágil de trabalho, pois semanalmente ou diariamente estão fazendo ajustes nas entregas e removendo os erros encontrados, sem esperar até a data estipulada para o fim do projeto.
5 - Como avaliar o sucesso do projeto ou atividade junto ao time?
Antes de começar o projeto é preciso definir uma métrica de sucesso clara. Um exemplo: se a proposta tem como objetivo reduzir o tempo de espera de atendimento em um consultório, é possível definir como fim uma solução para diminuir de 40 para 30 minutos o aguardo. O quadro precisa saber claramente quando uma entrega foi feita de fato, saber de fato onde quer chegar, excluir as ambiguidades, manipulações e os mal-entendidos na trajetória. Para fazer isso de maneira efetiva, a liderança pode promover encontros com todos para celebrar os resultados obtidos.
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