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Modelos produtivos de reuniões já! 

Notícia | 19/06/2023

Ana Clara Lima

Como bem sabemos, a evolução tecnológica afeta a humanidade em diversos aspectos. Desde o expediente do trabalho até os momentos de lazer, ela se faz presente na rotina dos indivíduos, trazendo mais agilidade e rapidez para as atividades. Nos últimos anos, a ascensão dos smartphones foi responsável por oferecer ainda mais mobilidade para a vida pessoal e profissional, indo além de uma simples ferramenta de entretenimento. Sendo assim, a Internet chegou para conectar pessoas de qualquer lugar do mundo, tornando possível a convivência virtual das organizações. Contudo, para manter o rendimento no regime remoto, é fundamental escolher o modelo de reunião mais adequado!

O tempo deve ser bem aproveitado no teletrabalho!

Segundo a Pesquisa de Trabalho Flexível e Remoto 2022, elaborada pela Mercer Brasil com mais de 365 companhias de RH, 76% delas disseram ter insegurança quanto à produtividade dos funcionários no home office. Inclusive, 61% das entrevistadas consideram a aceitação da liderança uma dificuldade para implementação de uma dinâmica flexível. Fica nítido, portanto, a relevância de modificar esse mindset e contar com o trabalho a distância na era tech na qual estamos inseridos. 

No contexto atual, seguir as tendências é um fator decisivo para a permanência no mercado. Afinal, quem não inova é deixado de lado pela concorrência e, por isso, é tão importante compreender as estratégias compatíveis com o perfil da marca. “É preciso enxergar os benefícios nos quais o modelo traz, como: flexibilidade, economia para times e empresas, qualidade de vida, aumento da produtividade, conforto, proximidade com a família, menos estresse com o deslocamento e trânsito", comenta Patricia Y. Agopian, especialista em carreira.

Tendo em vista o padrão exigente do mundo corporativo, a expressão “paranoia da produtividade" conta com mais de 65 mil buscas no Google, abrangendo várias análises sobre o tema. Não obstante, o termo entrou na lista de 23 conceitos do “Vocabulário Vital de 2023”, conforme uma publicação do The Economist. 

Logo, é primordial aproveitar as possibilidades características do teletrabalho, pois ele aumenta a rede de possíveis talentos dentro das entidades.“É de extrema importância olhar nos olhos dos seus colaboradores, mesmo sendo por meio de uma webcam. Isso gera segurança e firmeza. Enviar uma mensagem durante o dia, elogiando ou se colocando à disposição, também gera conexão”, reforça Patrícia. 

Estilos de reuniões para cada finalidade!

De acordo com um estudo realizado pelo professor de ciência organizacional, Steven Rogelberg, reuniões desnecessárias chegam a custar mais de R$ 533 milhões por ano dentro das grandes instituições. A partir de um levantamento sobre a agenda de 600 trabalhadores de 20 áreas distintas, constatou-se como os funcionários gastam em média 18 horas semanais emergidos em conferências. Apesar de significativa parcela delas terem diversos pontos positivos, é preciso fazer uma análise sobre o real propósito de cada e como elas agregam de fato nos coletivos. Pensando nisso, elencamos quatro estilos de agrupamentos para cada funcionalidade. Confira!

Reunião stand-up: como o nome já fiz, esse tipo de diálogo dispensa os assentos e todos ficam levantados ao longo da curta duração, não ultrapassando os 15 minutos. Assim, o coletivo compartilha suas tarefas e desafios com a finalidade de manter todos alinhados e atualizados. “Por ser de pé, enrolações e amenidades são descartados, colocando em foco apenas os assuntos essenciais e elevando a produtividade da reunião. No entanto, é válido ressaltar como no caso de pessoas com deficiência ou dificuldade locomotora na equipe, o ideal é a empresa adotar outra estratégia, priorizando a inclusão de todos”, aponta Leandro Fernandes, Gerente de People & Culture.

Reunião de status: seja no formato remoto ou presencial, esse costuma ser um encontro semanal para os integrantes do quadro comentarem sobre o andamento de projetos tanto individuais quanto em grupo. Essa alternativa é interessante quando há uma campanha em desenvolvimento por toda a organização, sendo necessário cada setor reunir-se para fazer a sua parte. Para evitar erros e imprevistos, os diferentes núcleos são reunidos para um acerto de metas. Com isso, são fortalecidos os prazos e o direcionamento quanto às demandas da gestão. 

Reunião de brainstorm: nesse modelo de conversa, o intervalo de duração é prolongado, pois é o momento de colocar a criatividade em prática ou até mesmo estruturar soluções para problemas específicos. Em tradução para o portuguê, a tempestade de ideias é fundamental para estabelecer novas propostas, achar assertividade nas entregar e produzir briefings para campanhas futuras. Desse modo, é possível trazer mais assertividade e identificação com uma marca, por exemplo. 

Reunião de alinhamento: aqui, quem guia o diálogo é o diretor do segmento, disponibilizando informações relevantes para os próximos passos, novas estratégias, insights e novidades da corporação. A partir de uma comunicação aberta, é possível desfrutar de um espaço acolhedor onde todos se sentem à vontade para fazer pensamentos. “O ideal é os colaboradores usarem esse tempo para ouvir com atenção e tirar as dúvidas as possíveis surgirem, sem se prolongar. Caso seja preciso discutir outros assuntos mais profundamente, vale combinar outro encontro”, conclui Fernandes. 

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