Um dos grandes desafios para empresas e instituições de ensino está na necessidade de lidar com grandes fluxos de documentos internos e externos. Nesse processo, é preciso tempo, dinheiro, organização, transporte, espaços físicos e diversos outros cuidados ou burocracias capazes de atrapalhar, muitas vezes, a rotina de diversas pessoas.

Tecnologia é uma aliada das instituições de ensino

Justamente por isso, contar com a tecnologia pode ser uma excelente estratégia. Dessa maneira, a assinatura digital ganha uma posição de protagonismo quando o assunto é praticidade. Para a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino, as organizações já se renderam aos recursos digitais.

Ainda de acordo com ela, não é difícil fechar um negócio com um cliente, admitir um colaborador, emitir um certificado de matrícula ou até mesmo assinar contratos de estagiários via e-mail ou WhatsApp. “Os alunos das instituições de ensino, por exemplo, já convivem com esse formato ágil e estranham muito o estilo tradicional e burocrático ainda utilizado pelo ramo educacional”, destaca.

Documentações de estagiários

Um dos pontos de destaque para essa ferramenta está para o gerenciamento dos Termos de Compromisso de Estágio (TCEs). Para a gerente de relacionamento com instituições de ensino do Nube, Camila Garcia, a assinatura digital facilitou bastante a tratativa sobre documentos de estágio junto às entidades educadoras, pois todo o processo ficou muito mais rápido e eficaz.

Com mais de 18 mil escolas e universidades parceiras do Nube, Camila constata como a solução traz para a rotina administrativa a garantia da entrega dos papéis, diminuição de retroatividade e facilidade na comunicação com todas as partes. “Sem contar a redução na quantidade de impressões e espaços físicos, eliminando possibilidade de fraudes nas validações e reduzindo as filas presenciais para o atendimento ao aluno”, diz.

Exemplos de quem se beneficiou

O estagiário de design, Rodrigo Vedeschi, é um exemplo de quem viu benefícios com a modalidade de validação de arquivos on-line. “O fato da minha faculdade ter aceitado a assinatura digital me fez adotar uma nova percepção sobre a burocratização e acesso de estudantes ao estágio, pois viabiliza o desenvolvimento e possibilidade de mudança social. Eu apenas precisei encaminhar o texto à secretaria e devolveram pronto”, comenta.

Esse é um ponto ainda mais valioso considerando o momento atual. “A grande vantagem foi, no meio da quarentena, não ter a necessidade de sair de casa e me expor ao vírus para buscar os papéis e manter meu vínculo com o local onde estagio”, conclui. Um ponto de destaque está na segurança oferecida. “A plataforma trouxe uma sensação de proteção com os protocolos adotados e a explicação sobre a validade legal daquela operação”, diz.

Do outro lado da questão

Iago Castro compartilha o ponto de vista da gestão dos TCEs, aditivos e relatórios de estágio, como administrador na Central de Estágio, Extensão e Pesquisa do Centro Universitário UniAcademia, em Juiz de Fora (MG). Para ele, utilizar esse serviço trouxe agilidade e segurança ao tratar de assinatura e armazenamento de todas as folhas. “Só tivemos ganho, porque antes trabalhávamos com três ou quatro vias de um mesmo arquivo”, destacando o tempo perdido com a locomoção das impressões para as partes envolvidas carimbarem.

Dessa maneira, de acordo com ele, a pandemia do novo coronavírus foi a motivação final para a proposta ser colocada em prática, mas já era um projeto em andamento na administração. “Recebemos elogios de diversos alunos por conta da praticidade. Digitalmente, é tudo muito rápido. Já vi casos nos quais, em questão de cinco minutos, um contrato já tinha sido assinado por todos”, conta.

Por fim, Paula comenta como essa iniciativa pode trazer economia e praticidade aos processos. “Além disso, evitará filas, menos chamadas na central do aluno, além de fidelizar os matriculados, principalmente aqueles mais ligados à tecnologia, ou seja, a grande maioria deles”.

Portanto, considerar as ferramentas tecnológicas como aliadas pode ser um grande diferencial no posicionamento de mercado. Gostou da sugestão?

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