Houve uma época no mundo dos negócios na qual as empresas impunham alguns limites na hora de fazer as contratações. A prioridade eram os candidatos residentes próximos do escritório ou dispostos a se mudar. Atualmente, o trabalho remoto ganhou popularidade e oferece às corporações a possibilidade de atrair muitos talentos, pois a equipe pode atuar de qualquer lugar, sem prejudicar as perspectivas do emprego. 

Junto ao crescimento de times a distância, muitos desafios surgiram. O maior deles é obter uma colaboração eficaz. É difícil atuar verdadeiramente em grupo quando as pessoas estão separadas em diferentes estados ou fusos horários. Entretanto, seguindo essas quatro etapas, indicadas pela LogMeIn, dá para melhorar radicalmente a capacidade de realizar o serviço em qualquer lugar. 

Etapa 1: mantenha as reuniões rápidas e táticas 

Quando um grupo atuava em um espaço físico de escritório, era uma coisa. Contribuir remotamente traz uma nova realidade simples: mais reuniões. Contudo, elas não precisam ser dolorosas. Só porque são necessárias para organizar as atividades, não é preciso fazer sete todos os dias. Ao definir um novo encontro, deve-se ter um objetivo final específico em mente. Qual é a finalidade? Videoconferências sem uma meta clara facilmente saem do assunto, se tornam improdutivas e podem nem mesmo precisar acontecer em primeiro lugar. 

O maior benefício da chamada de vídeo? É mais fácil e rápido discutir os detalhes cara a cara em lugar de intermináveis troca de e-mails. Para colher as vantagens, no entanto, as pessoas precisam estar prontas para começar desde a hora na qual fazem login. Além disso, deve-se criar uma agenda detalhada dos tópicos e garantir a ciência de todos com antecedência. Isso ajuda os membros a se prepararem poderem contribuir em cada encontro. 

Ao final - de preferência, não muito depois de começar -, todos devem ser capazes de dar continuidade nas atividades, tendo os próximos passos claros e definidos. Ninguém deve ficar no escuro sobre suas entregas e o prazo para a finalização. É uma boa prática concluir cada reunião com cada participante observando seus próximos passos, para garantir a correta compreensão de todos. 

Etapa 2: priorizar a construção da equipe 

Nem sempre é possível executar em times nos quais todos os integrantes têm afinidades e atuam em sintonia. O gerente condescendente, o colega preguiçoso, o sabe-tudo - muitas questões surgem quando as pessoas precisam produzir juntas. 

A solução? Priorizar o tempo e as atividades de união. É sempre mais fácil fazer as coisas com pessoas consideradas amigas, pois dá para entender melhor seus dias ruins, não há receio em pressioná-las quando precisam e geralmente são menos estressadas com a colaboração. 

Não importa o quão distribuídos os funcionários estejam: é preciso reservar um tempo para o diálogo. Embora atualmente isso signifique apenas uma webcam ativa, ainda dá para agendar conversas. 

Também é importante manter um relacionamento além do profissional. Para isso, é normal iniciar uma chamada com conversas amigáveis ou encerrá-la com uma discussão sobre os planos de todos para o fim de semana. Os membros, ao poderem se conectar em um nível mais profundo, naturalmente trabalharão melhor juntos e estarão mais dispostos a ir além uns pelos outros. 

É relevante haverem perfis compatíveis. Se a organização ou grupo tem uma cultura distinta, procure essas características na hora de contratar um novo profissional. 

Etapa 3: compensar as diferenças de fuso horário 

Embora os fusos horários não sejam um problema para todas as equipes remotas, geralmente se tornam um obstáculo quando está presente na rotina da companhia. Ele é um desafio na hora de agendar reuniões convenientes para todos quando uma pessoa está na Califórnia e a outra na França. Quando há tempos diferentes realmente dispersos, fica cada vez mais difícil colaborar. 

A maneira mais importante de lutar contra isso é garantir a ciência de todos acerca de onde está o resto do setor. Se alguém nos Estados Unidos marca repetidamente as reuniões para as 10h PST, os membros da área na França podem ficar um pouco cansados - e vice-versa. Dá para eliminar o potencial de agendamento errático, educando todas as pessoas. 

Depois de saber onde todos estão no mundo, dá para criar o hábito de agendar reuniões, sessões de brainstorming e quaisquer outras atividades de contribuição em horários pelo menos razoáveis, se não convenientes, para quem precisa comparecer. 

Etapa 4: obtenha as ferramentas certas 

Antes do início da pandemia, o motivo pelo qual o home office ganhou tanta popularidade era a abundância de softwares e ferramentas disponíveis. Existem muitas ferramentas as quais ajudam a lidar com os maiores desafios do formato - basta encontrar a solução certa. 

Um sistema de videoconferência pode melhorar os fluxos durante as atividades diárias. Afinal, permite o compartilhamento de tela, pacote de aplicativos móveis, gravação na nuvem e outros. Com as etapas descritas, as equipes atuando remotamente podem aprender a co-produzir, como se todos estivessem sentados na mesma sala. 

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