Reuniões de equipe, sessões de brainstorming, encontros virtuais com clientes e aulas on-line estão se incorporando na rotina em tempos de quarentena. A pandemia do coronavírus transformou o dia a dia das empresas e dos funcionários, tornando o trabalho remoto e as reuniões virtuais atividades comuns.

Na visão de Luana Araújo, consultora de recursos humanos em Brasília (DF), a objetividade faz toda a diferença no encontro virtual. “O líder precisa ter evidentes as responsabilidades de cada membro da equipe. Assim, a reunião pode ser feita de maneira sucinta, apenas a fim de alinhar as ações a serem validadas e realizadas”, explica. 

Postura de destaque

Segundo Tathiane Deândhela, especialista em produtividade, marketing, negociação e liderança, as táticas de diálogo funcionais entre colegas em uma sala de conferência podem não se traduzir perfeitamente na tela do computador. “São contextos completamente diferentes e por isso, a postura e a comunicação, para serem efetivas, devem ser adaptadas. É preciso elevar a presença e o ponto de vista em uma reunião virtual, sem prejudicar o todo”, alerta.

Para ajudar potencializar a presença virtual em uma reunião, a Tathiane sugere 8 ações:

  1. Olhe para a câmera e não para os outros participantes

O contato visual direto é uma forma de reforçar seu argumento. Em uma videoconferência, isso significa olhar para a câmera e não para os outros participantes durante a sua fala, porque passa a impressão de olhar para os olhos das pessoas. “No começo pode parecer estranho você falar e ouvir olhando para um buraquinho, mas desta forma você aumenta o impacto dos seus argumentos”, afirma Deândhela.

2. Mantenha uma voz forte

Usar uma fala firme e clara, transmite autoridade, credibilidade e confiança. É um recurso utilizado nas apresentações presenciais e deve ser explorado também nas reuniões virtuais. “Manter a voz firme, com pausas pensadas, como se estivesse em uma grande sala de conferências, ajuda a não falar rápido demais devido a quantidade de ar necessária e, portanto, transmite mais veracidade no discurso”, explica a especialista.

3. Atente-se ao enquadramento da câmera

Esse ponto é extremamente importante na forma de apresentação. “Quanto mais distante ou pouco iluminada sua imagem parecer, menos atraente será. Em uma videoconferência, sua cabeça e a parte superior dos ombros devem dominar a tela e a iluminação do ambiente deve ser clara”, alerta Tathiane.

4. O “cenário” de fundo é muito relevante

Ambientes desorganizados fazem os comunicadores parecerem desordenados também. “É muito importante encontrar um espaço no qual o plano de fundo seja condizente com a imagem a qual se deseja passar, refletindo seu profissionalismo. Opte por lugares claros e frescos, preferencialmente isolados e mantenha o espaço sempre organizado e limpo: mesmo estando em casa, reuniões emergenciais podem acontecer a qualquer momento”, diz Tathiane.

5. Esteja presente, atento e mantenha a formalidade

Nas reuniões presenciais, todos costumam ter muita atenção ao grupo, principalmente em quem está falando. Nas reuniões virtuais é fácil perder o foco e se distrair com outras coisas perdendo informações importantes. “É importante estar ciente de quanto tempo e com qual frequência você fala, se interrompe outras pessoas. O importante é considerar: você está no trabalho, apesar de estar em casa”, lembra Deândhela.

6. Não desvie a atenção checando e-mails e mensagens no celular

A tentação de checar e-mails ou mensagens no celular é grande, principalmente quando a reunião se estende e você fica grande parte do tempo sendo um ouvinte. “A multitarefa é perigosa porque você pode ser pego despreparado se fizer uma pergunta já respondida ou for solicitado a dar a sua opinião sobre o assunto discutido, por exemplo. Portanto, atenção total na reunião e para isso feche outras janelas do computador, vire o telefone de tela para baixo e lembre-se de estar  sempre em evidência em frente à câmera", alerta a especialista. 

7. Distrações espontâneas

Em uma reunião presencial, não existe a preocupação de interferências de crianças, animais de estimação ou campainha, armadilhas comuns das reuniões virtuais e capazes de sabotar rapidamente a sua concentração. “Se crianças ou animais aparecerem repentinamente durante a reunião, tenha certeza: os colegas vão achar graça. Portanto não se preocupe ou fique constrangido com distrações espontâneas, mas, se for uma reunião importante, organize alguém para supervisioná-los em outra sala, longe da tentação de sua presença ou, pelo menos, crie uma atividade interessante para eles”, explica Tathiane.

8. Use a janela de bate-papo como sua aliada

Ela é uma plataforma de discussão, mas também um recurso excelente para reuniões de apresentação. “A ferramenta é muito útil para compartilhar referências, planilhas, relatórios ou estudos durante a chamada, além de ser uma educada forma de fazer perguntas ou comentários quando outras pessoas estiverem falando, demonstrando estar totalmente presente”, afirma a especialista em produtividade.

É válido ressaltar: algumas pessoas começaram a utilizar o recurso somente depois do início da quarentena. “Portanto, essa nova forma de trabalho não pode ser apenas considerada uma conferência sobre vídeo, mas sim uma experiência interativa totalmente nova. Assim, requer adaptação de perspectivas, hábitos e táticas, mas, indiscutivelmente, veio para ficar”, finaliza Deândhela.

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