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Saiba utilizar o e-mail da empresa 

Notícia | 01/06/2009

Você conseguiu o seu estágio, tem um computador só pra você e um e-mail para se comunicar. E agora? Todos sabemos como usar o e-mail, mas você sabe como utilizar essa ferramenta de comunicação nas empresas?

Não existem regras, nesse momento o bom senso é fundamental na hora de escrever e responder. No trabalho, o e-mail deve ser mais impessoal e mais informativo. Veja as dicas do Nube para você:

 - Sempre preencha o assunto da mensagem para identificar o conteúdo. Isso ajuda a saber logo o teor do e-mail sem precisar abri-lo.

 - Intimidade pode criar mal-entendidos, por isso mantenha a formalidade, mesmo entre colegas de departamento.

 - Não responda e-mails de cabeça quente. Se ficar chateado ou nervoso com alguma mensagem espere para responder, quando estiver mais calmo.

 - Deixe a mensagem o mais objetiva possível. Tópicos funcionam melhor do que longos parágrafos.

 - Evite enviar e-mails desnecessários. Só responda a mensagem se isso for realmente preciso.

 - Cuidado com anexos, algumas empresas proíbem a abertura desses arquivos por problemas de vírus.

 - Ao copiar pessoas, tenha cautela. Esteja atento para separar quem são os destinatários e quem deve ter apenas o conhecimento do conteúdo.

 - Questione-se se deve copiar seus superiores em todas as mensagens. Se incluí-los sem necessidade, pode perder a credibilidade.

 - Sua assinatura é como um cartão de visitas. Nome, empresa, cargo e contatos são as informações necessárias. Cuidado com frases de auto-ajuda não condizentes com a realidade da empresa.

Lembre-se: você pode conversar pessoalmente ou por telefone com seus colegas de trabalho e clientes. Se quiser documentar a conversa, utilize um e-mail apenas para registro.

Roseane Queiroz, gerente operacional do Nube, ressalta o cuidado no uso do e-mail corporativo. “O estagiário precisa conhecer a cultura da empresa e não abusar do e-mail para conversas pessoais, diminuindo assim a produtividade”, afirma.

Siga as nossas dicas e faça bom uso do seu e-mail para conseguir sua efetivação!

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